Integritetspolicy

I korthet

• Fentlig AB är personuppgiftsansvarig. Frågor och begäranden går till info@fentlig.se.
• Vi behandlar det som behövs för konto, tjänst, fakturering, säkerhet och för att följa lagen. Vi säljer inga uppgifter.
• Tjänsten bygger på offentliga upphandlingar, som innehåller namn på kontaktpersoner. Se "Du som förekommer i en offentlig upphandling".
• Du kan invända mot behandling som bygger på vårt berättigade intresse, och alltid mot att vi kontaktar dig i försäljningssyfte.

Personuppgiftsansvarig och kontakt

Fentlig AB, org.nr 559557-6827, Box 6185, 102 33 Stockholm, är personuppgiftsansvarig. Vi har inget dataskyddsombud; du når oss på info@fentlig.se. För det ni lägger in i er arbetsyta (anteckningar, kommentarer, frågor om en upphandling) är kundföretaget personuppgiftsansvarigt och Fentlig personuppgiftsbiträde enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal; den här policyn beskriver det Fentlig själv ansvarar för.

Du som har ett konto i tjänsten

Vilka uppgifter.

• Kontouppgifter: namn, arbetsmejl, lösenord, befattning om du anger en, arbetsyta och roll, samt vilken version av användarvillkoren du godkände och när. Är organisationen en enskild firma är dess organisationsnummer innehavarens personnummer, och vi hanterar det som en personuppgift.
• Telefonnummer (frivilligt): för engångskoder när vi behöver bekräfta att det är du som loggar in, och för att samma nummer inte ska kunna knytas till flera konton.
• Inloggning och loggar: tidpunkt, IP-adress och webbläsare för din session; i drift- och säkerhetsloggen dessutom anropad sida, resultat och ett internt användar- och organisations-ID.
• Det ni lägger in i arbetsytan: bevakningar och utskicksval, upphandlingar ni följer, status, anteckningar, ansvarig, krav, kommentarer, frågor och flödet över vem som gjorde vad. Fentlig är biträde för det innehållet. Inget av det skickas till någon AI-modell. Varje utskick har en länk för att stänga av det utan att logga in.
• API- och MCP-nycklar: namn, vem som skapade den, när den senast användes och antal anrop per dag.

Varför, och med vilken grund.

• Leverera tjänsten. Avtalet med er organisation (art. 6.1 b GDPR); för dig som bjudits in av en kollega, vårt och er organisations berättigade intresse av att fullgöra det avtalet (art. 6.1 f).
• Säkerhet och felsökning. Vårt berättigade intresse av att hålla tjänsten säker och tillgänglig (art. 6.1 f).
• Förbättra tjänsten, som aggregerad statistik över användning och fel. Vårt berättigade intresse av att utveckla tjänsten (art. 6.1 f).
• Bekräfta att det är du med engångskod. Avtalet (art. 6.1 b) och vårt berättigade intresse av att skydda konton och av att en provperiod inte upprepas med samma nummer (art. 6.1 f).
• Meddela dig om kontot, driften och ändringar i villkoren. Avtalet (art. 6.1 b).

Namn, arbetsmejl och lösenord krävs för ett konto, och organisationens organisationsnummer för en arbetsyta. Befattning och telefonnummer är frivilliga.

Du som ansluter en AI-assistent

Du kan ansluta en AI-assistent, till exempel ChatGPT eller Claude, till Fentlig. Du loggar då in hos oss och godkänner vad assistenten får läsa. Assistenten läser upphandlingsdata: annonser, beställare, leverantörer, statistik, underlag och de krav som tagits fram ur underlaget. Den kan läsa era bevakningar men inte ändra något ni lagt in i arbetsytan. Anslutningen gäller den arbetsyta du valde när du godkände, även om du senare byter arbetsyta i appen.

Vilka uppgifter. Ditt godkännande: vilken assistent, vilken arbetsyta, vilka behörigheter du godkände och när. De tidsbegränsade åtkomstnycklar som assistenten använder. Antal anrop per dag. Godkänner du också att assistenten får se vem du är, lämnar vi ut ditt namn och din e-postadress till den; det står på godkännandesidan.

Vad vi inte sparar. De sökningar assistenten gör åt dig, till exempel sökord och filter, använder vi för att besvara anropet och sparar inte. Drift- och säkerhetsloggen registrerar att anropet skett, inte vad du sökte efter. Ditt samtal med assistenten når aldrig oss: det vi tar emot är de sökningar den gör hos oss åt dig.

Varför, och med vilken grund. För att leverera tjänsten på det sätt du valt och för att visa dig vilka assistenter som är anslutna. Avtalet med er organisation (art. 6.1 b GDPR).

Mottagare. Svaren går till den assistent du valt, tillsammans med de uppgifter om dig som du godkände att den får se. Leverantören av assistenten, till exempel OpenAI eller Anthropic, behandlar dem enligt det avtal du eller er organisation har med leverantören och ansvarar själv för den behandlingen, även när leverantören finns utanför EU/EES. Assistenten är inte vårt underbiträde.

Ta bort en anslutning. Under Inställningar, Assistenter ser du dina anslutningar och tar bort dem. Assistentens åtkomstnycklar raderas då direkt och den kommer inte längre in.

Du som registrerar dig för en provperiod

Du skapar ett konto (namn, arbetsmejl, lösenord) och anger sedan organisationens organisationsnummer. Grund: åtgärder på din begäran innan avtal ingås (art. 6.1 b GDPR) och vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda en kostnadsfri provperiod utan automatiserat missbruk (art. 6.1 f). Bedömningen nedan är nödvändig för att ingå avtalet (art. 22.2 a).

Automatiserat beslut. När du angett organisationsnumret bedömer vi automatiskt om ansökan kommer från ett verkligt företag eller från automatiserat missbruk (art. 22 GDPR). Bedömningen bygger på tekniska egenskaper hos domänen i din e-postadress, på offentliga uppgifter om företaget (skatteregistreringar hos SCB, status hos Bolagsverket och företagets historik i offentliga upphandlingar) och på om din adress redan står som kontaktperson i någon av företagets annonser. Inga uppgifter om din webbläsare eller ditt beteende och inga känsliga uppgifter används. I de allra flesta fall startar provperioden direkt. Har företaget redan en arbetsyta hos oss skapas ingen ny; be då en kollega bjuda in dig, eller skriv till oss. Stoppas ansökan startar ingen provperiod och det konto du skapade raderas direkt.

Din rätt till omprövning. Stoppas ansökan har du enligt art. 22.3 GDPR rätt att få beslutet omprövat av en människa, att lämna din egen bild och att bestrida beslutet. Mejla info@fentlig.se med ärenderaden "Omprövning av registreringsbeslut" och ange vilket företag du representerar; vi lämnar besked inom fem arbetsdagar. Efter 30 dagar är loggposten om beslutet borta; du får då en ny prövning, men vi kan inte längre visa skälen till den första.

Du som bjuds in av en kollega

Din kollega skriver in din e-postadress under Inställningar. Vi får då din adress, arbetsytans namn och vem som bjöd in dig, och mejlar dig en inbjudan som gäller i sju dagar. Tackar du ja gäller avsnittet "Du som har ett konto i tjänsten". Grund: vårt och er organisations berättigade intresse av att ge medarbetare tillgång till en tjänst organisationen har avtal om (art. 6.1 f).

Du som är fakturakontakt

För betalda planer registrerar arbetsytans ägare organisationens namn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, fakturamejl, postadress och er referens. Betalning sker med kort hos vår betalleverantör eller mot faktura; kortuppgifter passerar aldrig Fentligs system. Grund: avtalet (art. 6.1 b) och bokföringslagen (1999:1078) (art. 6.1 c). Mottagare: vår betalleverantör, som är ett självständigt betalningsinstitut och ser fakturakontaktens namn och e-postadress, belopp och referens, vår e-postleverantör samt vår leverantör av bokföringssystem.

Du som kontaktar oss eller bokar en demo

Skriver du till info@fentlig.se eller intresse@fentlig.se, eller fyller i demoformuläret på fentlig.se (e-post, företag, bransch och ett valfritt meddelande), behandlar vi det du skickar för att svara dig och följa upp en eventuell demo. Demobokningar registreras även i vårt kundregister. Grund: avtalet när du redan är kund (art. 6.1 b); annars vårt berättigade intresse av att besvara den som hör av sig (art. 6.1 f).

Du som vi kontaktar i försäljningssyfte

Vi kontaktar beslutsfattare på företag som deltagit i offentliga upphandlingar med ett kort mejl om Fentlig. Uppgifterna (namn, befattning, arbetsmejl, i förekommande fall arbetstelefon, arbetsgivare och företagets historik i offentliga upphandlingar) kommer från offentliga upphandlingsannonser och tilldelningar, där du står som kontaktperson för ditt företag, och från företagets egen webbplats. Vi köper inga adresslistor och mejlar bara till arbetsadresser. Grund: vårt berättigade intresse av att erbjuda en tjänst till företag vars arbete den direkt rör (art. 6.1 f; skäl 47 GDPR).

Du kan alltid säga nej. Svara på mejlet eller skriv till info@fentlig.se, så slutar vi kontakta dig. Det gäller omedelbart och för alltid (art. 21.2 GDPR).

Du som förekommer i en offentlig upphandling

Fentlig samlar in, lagrar, analyserar och visar offentliga upphandlingsannonser, tilldelningsbeslut, statistik och upphandlingsdokument från Sverige och övriga EU, hämtade där de offentliggjorts: EU:s annonsdatabas, svenska annonsdatabaser, Upphandlingsmyndighetens öppna data och de upphandlande organisationernas egna publiceringar. Materialet innehåller namn, arbetsmejl och telefonnummer till kontaktpersoner hos upphandlande organisationer och leverantörer, namn på undertecknare i dokument, och enskilda näringsidkare vars firma är knuten till en person. För den behandlingen är Fentlig personuppgiftsansvarig.

Varför och med vilken grund. För att göra offentliga upphandlingar sökbara för våra kunder (bevakning, kravanalys, beställarsidor, statistik, vilka som vunnit och konkurrerat), för att bekräfta att den som registrerar en provperiod hör till det företag den uppger, och för att hitta företag att kontakta i försäljningssyfte. Grund: vårt berättigade intresse av att tillhandahålla en tjänst som bygger på offentligt material, och våra kunders intresse av att kunna delta i offentliga upphandlingar på lika villkor (art. 6.1 f). Uppgifterna är redan offentliggjorda av en myndighet i ett syfte som förutsätter att leverantörer kan ta del av dem.

Mottagare. Våra kunder, som ser annonser och dokument i tjänsten och via API, samt leverantörer av beräkningskapacitet inom EU som analyserar dokumenten åt oss; ingenting sparas hos dem efter analysen och ingenting används för att träna någon modell. Enskilda näringsidkare räknas med i statistiken men namnges inte, och deras identifieringsnummer visas aldrig.

Dina rättigheter. Du kan invända mot behandlingen och begära att vi tar bort eller döljer dina uppgifter i det vi visar, genom att skriva till info@fentlig.se; vi väger då din situation mot ändamålen ovan och svarar inom en månad. Uppgiften finns kvar i den offentliga källan även när vi tagit bort den hos oss. Att informera var och en som förekommer i materialet personligen skulle innebära en oproportionerlig ansträngning (art. 14.5 b GDPR); den här policyn är vår information till dig.

Du som besöker fentlig.se

Webbplatsen sätter inga cookies och använder inga analysverktyg från tredje part. Sidvisningar räknas på servern utan IP-adress eller webbläsaridentitet. Drift- och säkerhetsloggen registrerar IP-adress, sida, webbläsartyp och tidpunkt för varje anrop, med stöd av vårt berättigade intresse av att hålla webbplatsen säker och tillgänglig (art. 6.1 f).

Mottagare

Vi säljer inga personuppgifter och delar inga uppgifter med andra för deras marknadsföring. Vid registrering lämnas organisationsnumret till SCB och domännamnet i din e-postadress till domänregistrets uppslagstjänst. Applikationen hämtar beställarnas logotyper från en extern tjänst som levererar ikoner för beställarnas webbplatser, som då ser din IP-adress. I övrigt behandlas uppgifter av dessa leverantörer:

Därutöver får våra kunder del av det offentliga upphandlingsmaterialet i tjänsten, och myndigheter får del av uppgifter när lag kräver det. De biträden som behandlar kunddata, med adresser och avtalsgrund, finns också på /underbitraden.

Överföring utanför EU/EES

Allt ni lägger in i tjänsten, databasen och säkerhetskopiorna finns i Sverige, och analysen av offentliga dokument körs inom EU. Tre undantag:

• Driftloggar tas emot och lagras i EU hos ett amerikanskt bolag, vars avtal tillåter överföring till USA om det krävs för att leverera tjänsten, med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler 2021/914 (modul 2). Vår bedömning av överföringen kan du få på begäran.
• Vår e-post hanteras i Schweiz, som EU-kommissionen bedömt ha en adekvat skyddsnivå (beslut 2000/518/EG).
• Domänuppslag vid registrering kan gå till ett domänregister utanför EU. Det som skickas är domännamnet, som är en offentlig uppgift.

Hur länge vi sparar uppgifter

Uppgifter	Sparas
Konto, telefonnummer, bevakningar, utskicksinställningar och innehåll i arbetsytan	Så länge ni har tillgång till tjänsten, och 90 dagar efter att åtkomsten upphört (uppsagt avtal eller provperiod som löpt ut). Ni kan hämta ut ert material fram till dess.
Inloggningssession, engångskod via SMS, inbjudan till en kollega	Sessionen sju dagar eller tills du loggar ut; koden fem minuter; inbjudan sju dagar eller tills den används.
API- och MCP-nycklar och deras användning	Tills nyckeln återkallas eller går ut, som längst ett år om ni inte förnyar den.
Anslutna AI-assistenter: godkännande och åtkomstnycklar	Tills du tar bort anslutningen, eller tills ditt konto eller arbetsytan tas bort. Nycklar som gått ut raderas inom 30 dagar.
Antal anrop per dag från anslutna AI-assistenter	Lika länge som innehållet i arbetsytan.
Drift- och säkerhetsloggar, inklusive loggposten om ett automatiskt registreringsbeslut	30 dagar. Händelser i en pågående incidentutredning tills utredningen är avslutad.
Logg över vad vår personal gjort som rör ditt konto, till exempel när supporten loggat in som du för att felsöka eller ändrat din roll eller behörighet	24 månader. IP-adress och webbläsare tas bort efter 90 dagar.
Registreringshistorik (e-postadress, domän, organisationsnummer och nätverksadress, pseudonymiserade)	90 dagar. Ett konto från en stoppad registrering raderas direkt.
Fakturor, bokföringsunderlag och fakturakontakt	Sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Kontakt- och demoförfrågningar	Tolv månader efter att ärendet avslutats eller efter vår senaste kontakt.
Personer vi kontaktar i försäljningssyfte	24 månader efter senaste kontakt, eller tills du invänder. Att du invänt sparas så att vi inte kontaktar dig igen.
Offentligt upphandlingsmaterial	Så länge det ingår i vårt underlag.

Raderade uppgifter försvinner ur säkerhetskopiorna inom säkerhetskopiornas normala rotation.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia (registerutdrag), att få felaktiga uppgifter rättade, att få uppgifter raderade, att få behandlingen begränsad medan något utreds, och att få de uppgifter du själv lämnat i ett maskinläsbart format (dataportabilitet). Har du ett konto hämtar du dina egna uppgifter under Inställningar, Min profil, "Hämta fil"; arbetsytans ägare och administratörer kan hämta hela arbetsytans material under Inställningar.

Rätt att invända. Du har rätt att när som helst invända mot behandling som bygger på vårt berättigade intresse (art. 21.1 GDPR), av skäl som rör din särskilda situation. Vi slutar då behandla uppgifterna om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre. Mot att vi kontaktar dig i försäljningssyfte kan du alltid invända, utan att ange skäl, och vi slutar då omedelbart (art. 21.2 GDPR). Omprövning av ett automatiserat registreringsbeslut begär du enligt avsnittet om registrering ovan.

Så gör du. Skriv till info@fentlig.se, helst från den adress kontot är registrerat på. Vi svarar inom en månad; är ärendet omfattande kan tiden förlängas med två månader, och då säger vi till. Innehåll som ni skapat i en arbetsyta hör till kundföretaget; en begäran som rör det hanterar vi tillsammans med dem.

Klagomål. Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) (art. 77 GDPR) och har rätt att föra talan i domstol (art. 79 GDPR).

Säkerhet, cookies och ändringar

All trafik är krypterad, och databas, filer och säkerhetskopior är krypterade i vila. Vid en personuppgiftsincident som rör dig informerar vi dig utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar, och IMY när lagen kräver det. Mer finns på /sakerhet. fentlig.se sätter inga cookies; applikationen sätter bara de som krävs för att hålla dig inloggad, se /cookies.

Vi uppdaterar den här policyn när behandlingen ändras; datum för senaste uppdatering visas högst upp. Större ändringar meddelar vi inloggade användare via e-post eller i applikationen innan de träder i kraft. Tidigare versioner kan du få på begäran.