Upphandlingsbevakning

Vad är upphandlingsbevakning?

Upphandlingsbevakning är att löpande hålla koll på nya offentliga upphandlingar så att man hinner lämna anbud i tid. Anbudstiden är begränsad, så den som upptäcker en relevant upphandling sent får kortare tid på sig att skriva ett genomarbetat anbud, eller missar den helt.

För ett företag som säljer till offentlig sektor är bevakningen ofta det första steget i hela anbudsarbetet: det går inte att vinna en upphandling man aldrig fick syn på.

Varför det är svårt att göra manuellt

Offentliga upphandlingar annonseras öppet, men de sprids över många olika annonsdatabaser och plattformar. Att själv söka igenom dem regelbundet tar tid, och det är lätt att missa en upphandling som ligger under en oväntad rubrik eller CPV-kod. Mängden upphandlingar som publiceras varje år gör skillnaden stor: ju bredare ett företags erbjudande är, desto fler källor och söktermer behöver bevakas, och desto större är risken att något faller mellan stolarna.

Förbevakning och efterbevakning

Bevakning brukar delas i två delar:

• Förbevakning handlar om att fånga upp nya upphandlingar medan anbudstiden fortfarande löper, så att man hinner förbereda ett anbud.
• Efterbevakning handlar om vad som händer efter sista anbudsdag, till exempel vilka som lämnade anbud och vem som vann. Det ger underlag inför liknande upphandlingar längre fram, se tilldelningsbeslut.

Manuell bevakning eller bevakningstjänst

Mindre företag som bara väntar på ett fåtal återkommande upphandlingar klarar sig ofta med manuell sökning. Den som vill täcka en hel bransch eller ett större geografiskt område utan att leta för hand kan i stället använda bevakning, som larmar när nya upphandlingar matchar valda kriterier. Vid mindre inköp under tröskeln gäller enklare regler, se direktupphandling.